Los trámites y las actividades de la administración pública son registrados en actas, resoluciones, órdenes administrativas, circulares y oficios que, en su inmensa mayoría, tienen un soporte físico en papel. Además, es usual que se impriman borradores para revisión, se utilice solo una cara de la hoja y se exijan copias adicionales, casi siempre innecesarias, para distribuir en otras dependencias. Esta documentación implica el uso de cientos de miles de resmas de papel.

Ante este panorama, el reto era cómo lograr entidades más eficientes, con prácticas de Buen Gobierno, gracias a la prestación de mejores servicios que aprovecharan al máximo las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC).

En agosto de 2010 se creó la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa. El Plan Nacional de Desarrollo delegó en el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) la implementación de la iniciativa Cero Papel, que requería una labor  coordinada con el Archivo General de la Nación (AGN), la Dirección Nacional del Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación (DNP) y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

En una primera etapa, el MINTIC conceptualizó la iniciativa con un diagnóstico general y una definición preliminar de los pasos a seguir para su implementación. En el segundo semestre de 2011 se crearon guías de buenas prácticas para reducir el consumo de papel. Estas guías orientaban a los funcionarios de las entidades para llevar a cabo acciones que permitieran hacer un uso racional del papel y aprovechar al máximo herramientas de tecnología disponibles (correo electrónico, redes internas y corrección en pantalla, entre otras).

Durante este período, se diseñaron los “Lineamientos para la implementación de los procesos electrónicos” con el fin de alcanzar mejores prácticas en la generación de documentos electrónicos, la administración de documentos en soporte electrónico, la automatización de procesos, la implementación de aplicaciones de flujos de trabajo (Workflows) y su articulación con los Sistemas de Gestión Documental (SGD).

Esta gigantesca campaña de concientización y capacitación de la administración pública, que contó con el apoyo del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), implicó la elaboración de seis guías sobre asuntos como documentos electrónicos, expediente electrónico, digitalización certificada de documentos y sistemas de gestión de documentos electrónicos. Su implementación requirió una importante labor de sensibilización entre los funcionarios de las entidades, incluyendo talleres dirigidos a más de 1300 funcionarios, así como seminarios que involucraron otros miles de personas.

Hasta el 2014, gracias a la iniciativa Cero Papel, el 99,5% de las entidades han implementado al menos una de las buenas prácticas para reducir el consumo de papel, el 84% de las entidades inició la incorporación de un esquema para la Gestión de Documentos Electrónicos y ha sido automatizado el 49% de los procesos susceptibles de serlo.

Por su parte, el 91,9% de las entidades usó el correo electrónico para evitar impresiones injustificadas o hizo impresión a doble cara, el 84,5% practicó reciclaje de papel, el 83,9% reutilizó el papel usado por una cara, el 71,4% hizo lectura y corrección en pantalla antes de imprimir, el 68,3% utilizó herramientas de colaboración, el 63,4% acudió a Intranet para evitar impresiones y el 60,9% usó aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo.

Adicionalmente, el 38% de las entidades sustituyó por documentos electrónicos materiales informativos, publicaciones, guías y manuales, y el 23% de ellas reemplazó por documentos electrónicos la correspondencia en papel entre entidades.

Finalmente, estas mismas entidades lograron una reducción del 175% en impresiones y el 62% de ellas practicó la impresión por reducción. Estas prácticas implicaron el paso de 220 mil impresiones mensuales en el segundo semestre de 2012 a 181 mil en el primer semestre de 2013.

Para el éxito de la iniciativa Cero Papel, la clave fue la fácil apropiación del tema por parte de los usuarios. Es un tema que evidentemente beneficia a las entidades y al medio ambiente,  por lo que existe una alta disponibilidad para su implementación. Además, se cuenta con material suficiente para que las entidades logren implementar gradualmente una política de cero papel. Sin duda, esta es una iniciativa transversal que impulsa un Estado más eficiente, ágil y transparente.  

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