Antes del año 2013, la Superintendencia de Sociedades enfrentaba serios problemas con el manejo y el procesamiento de la información. La tecnología de la entidad era obsoleta y sus aplicativos no estaban en línea, con lo que se aumentaba la tramitología. La labor de los funcionarios era agobiante y había pocas oportunidades o compromiso hacia la innovación. El manejo de la información tenía serias deficiencias de seguridad y control (había riesgos de modificación o pérdida absoluta) transmitiendo una imagen de poca transparencia a los usuarios. Adicionalmente los usuarios sufrían restricciones temporales de los servicios, debían desplazarse hasta la entidad y hacer largas filas para radicar trámites a través de documentos físicos. Todo esto dificultaba el control y elevaba los costos.

Ante este panorama, la Superintendencia de Sociedades supo que debía implementar nuevas tecnologías administrativas para optimizar los procedimientos y agilizar procesos internos y recursos para atender eficientemente a los usuarios.  Así, a comienzos de 2011 la entidad inició un programa de gestión documental con el propósito de implementar un sistema integrado de información. Asumió la renovación tecnológica necesaria para la construcción de un archivo digital de los documentos que se requieran para los trámites que adelanta la Superintendencia. Se respetó la normatividad vigente para el manejo físico y virtual de este tipo de información, aplicando los protocolos de seguridad y confiabilidad en los documentos digitales. Tras culminar esta fase inicial se desarrollaron otras como la generación de expedientes electrónicos, correos electrónicos certificados, habilitación de firmas electrónicas y digitales.

Gracias al apoyo de la dirección de la entidad y al compromiso de los funcionarios que salieron de su zona de comodidad para comprometerse con el servicio al ciudadano, al iniciar 2013, la Superintendencia de Sociedades de Colombia implementó la Ventana de Radicación Virtual, herramienta que le permite controlar, procesar, almacenar, tener trazabilidad y transparencia en el manejo de las peticiones de los ciudadanos. La plataforma está integrada al sistema de información documental, lo que permite que las solicitudes de los usuarios se remitan automáticamente al grupo competente dentro de la entidad. Los funcionarios proyectan su respuesta electrónicamente, la firman digitalmente y la envían. El proceso es completamente virtual y elimina el uso de papel.

La Ventana de Radicación Virtual permite a los usuarios consultar los expedientes virtuales. Con ello se evitan desplazamientos innecesarios y pérdidas considerables de tiempo y dinero. Así mismo, pueden verificar el cumplimiento de los protocolos de seguridad de la información. Desde la implementación de la herramienta se han asignado 29 mil firmas digitales a los representantes legales y a los contadores de las sociedades vigiladas por la entidad.

Un logro sustancial de la Ventana de Radicación Virtual ha sido la gestión documental amigable integrada al sistema automatizado de información. Para la entidad, la plataforma ha implicado aumento en el control y en la eficiencia de los procesos involucrados en las relaciones con el cliente, ganando en transparencia frente a los usuarios, que reciben la información en forma oportuna y segura. Adicionalmente, se disminuyen los tiempos de consulta de los usuarios y se evitan congestiones en las oficinas. Los funcionarios tienen ahora más tiempo para atender presencialmente casos que requieran asesoría personalizada. Además, la entidad ha reducido sustancialmente los costos de papelería y de mano de obra.

La aplicación implementada por la Supersociedades es flexible y económica, por lo que se vienen adelantando planes de apoyo para compartir la experiencia con el Ministerio de Industria y Comercio y otras entidades del sector como Artesanías de Colombia, Proexport, Bancoldex y la Superintendencia de Industria y comercio.

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